Accueil et Etude du projet :
Le Bureau des Congrès est à l'écoute de l'organisateur et lui fournit :
- Informations et conseils sur l'offre congrès de la ville correspondant à son projet.
- Etude de faisabilité en relation avec les services spécialisés en charge de l'organisation technique du congrès (Centre de Congrès, Service Environnnement Loisirs Congrès, Centrale de Réservation Hôtelière, Service de Gestion de Congrès)
- Elaboration d'une proposition commerciale intégrant l'ensemble des prestations liées à l'organisation du congrès.
- Accueil sur site et visite de repérage.
- Suivi du dossier et coordination jusqu'à la décision finale.

Préparation du Congrès :
Les services spécialisés prennent en main le projet afin de régler tous les détails relatifs à l'organisation du congrès :

Le Centre des Congrès
pour la location des salles, les prestations techniques (son, lumière, projection, mise en scène, présentation vidéo personnalisée, traduction....) et logistiques (aménagement des salles), équipement technique, exposition (stands, gestion dossier exposants), restauration et pauses (accueil et relation avec les traiteurs, services personnalisés), hôtesses...
La Centrale de Réservation Hôtelière
pour la partie hébergement, réservation auprès des établissements hôteliers, tarifs négociés, édition d'un bulletin individuel, gestion des réservations, assistance auprès des congressistes, édition des rooming-list, assistance sur place (sur demande).
Le Service Loisirs Environnement Congrès
pour l'organisation des soirées de gala (proposition de sites, traiteurs et animations), des programmes de loisirs (visites de ville, excursions accompagnateurs et post-congrès), la restauration en centre de ville (sélection d'établissements, réservation), les navettes (transferts entre Centre de Congrès et hôtels ou autres lieux), remise de dossier touristique d'accueil et tout autre service personnalisé...
Le Service Gestion Congrès
pour la gestion administrative et financière des inscriptions (élaboration du bulletin d'inscription, envoi des courriers réponse avec confirmation des inscriptions et des factures, enregistrement des inscriptions et ventilation par la poste (repas, soirée, excursions), édition de listes récapitulatives par poste, réalisation des badges et bon d'échange suivi de l'édition des documents relatifs au congrès, assistance du chargé de dossier sur le site et autres services de gestion.

Service séminaires :
Assistance aux organisateurs de séminaires et journées d'études :
- proposition de lieux de réunions et équipements techniques adaptés au cahier des charges de la manisfestation, recherche des disponibilités
- recherche des chambres et organisation des repas (lieux, menus, animation)
- organisation du programme de loisirs
Chaque projet fait l'objet d'une étude personnalisée et d'un devis précis. Les organisateurs bénéficient de conseils objectifs et d'une parfaite connaissance des possibilités offertes par les établissements aixois
Votre contact
Sylvie Bertin : Tél : 04 42 161 164

Déroulement du Congrès
L'organisateur bénéficie d'un chargé de dossier sur le site qui coordonne l'intervention de nos services et de nos différents prestataires afin de garantir le bon déroulement de la manifestation.
Les responsables du Service Environnement Loisirs Congrès, de Service de Gestion de Congrès et de la Centrale de Réservation Hôtelière contrôlent le bon déroulement de leur service.

Ainsi, l'Office de Tourisme reste un partenaire privilégié lors de toutes les étapes de mise en place d'un congrès et permet à l'organisateur de le soutenir dans l'ensemble des tâches liées à l'organisation logistique de la manifestation.

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